Varmemman tietosuojaseloste
Claritas Publica Oy · Versio 1.19 · 8.11.2026 ·
Tämä seloste kertoo, miten Claritas Publica Oy käsittelee henkilötietoja Varmempi-palvelun rekisterinpitäjänä. Asiakkaan lataamien asiakirjojen sisällön käsittely tapahtuu yleensä asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Asiakirjassa mainittu henkilö voi tällöin käyttää oikeuksiaan asiakasorganisaation kautta. Autamme tarvittaessa ohjaamaan pyynnön oikealle rekisterinpitäjälle.
1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Claritas Publica Oy, Y-tunnus 3602051-3. Postiosoite: c/o Henri Memonen, Onkiniemenkatu 7 E 34, 33230 Tampere. Yhteys tietosuoja-asioissa: contact@claritas-publica.eu. Tietosuojayhteyshenkilö: Henri Memonen, toimitusjohtaja. Kyse ei ole ilmoituksesta GDPR:n mukaisen tietosuojavastaavan nimittämisestä.
2 Tarkoitukset ja käsittelyperusteet
Käsittelemme käyttäjätilin nimi-, työyhteys-, organisaatio-, kieli-, rooli- ja tunnistautumistietoja palveluun pääsyn järjestämiseksi. Lisäksi käsittelemme asiakkuuden, tilausten ja sopimushyväksyntöjen tietoja sopimusten hallintaan. Kun käyttäjä toimii organisaation työntekijänä tai edustajana, peruste on oikeutettu etumme tuottaa turvallinen palvelu ja hoitaa asiakassuhdetta, GDPR 6(1)(f). Jos rekisteröity on itse sopimusosapuoli, kuten yksityinen elinkeinonharjoittaja, välttämättömän sopimuskäsittelyn peruste on 6(1)(b).
Laskutusyhteystietoja, maksun tilaa ja tositetietoja käsitellään laskutusta ja kirjanpitoa varten. Kirjanpidon ja verotuksen lakisääteiset velvoitteet perustuvat 6(1)(c):hen. Saatavien ja sopimusvaatimusten käsittely voi perustua myös oikeutettuun etuun.
Tietoturvaan ja väärinkäytösten estämiseen käsittelemme kirjautumistapahtumia, IP-osoitteita, laite- ja selaintietoja, aikaleimoja sekä tarpeellisia teknisiä tunnisteita. Peruste on oikeutettu etumme suojata palvelua, käyttäjiä ja asiakkaita. Lakisääteisen ilmoituksen käsittely perustuu tarvittaessa lakisääteiseen velvoitteeseen. Asiakirjakohtaiset asiakkaan auditointitiedot käsittelemme asiakkaan ohjeiden mukaan, emme yleisesti omana rekisterinpitonamme.
Yhteydenottojen nimi-, yhteys- ja viestitietoja käsitellään pyyntöön vastaamiseksi ja asiakaspalvelun hoitamiseksi oikeutetun edun perusteella. Kutsuissa käsittelemme kutsujalta saatua sähköpostiosoitetta, organisaatiota, roolia ja kutsun tilaa palvelun käyttöoikeuden järjestämiseksi. Tämä seloste annetaan kutsun yhteydessä tai viimeistään ensimmäisessä yhteydenotossa lain edellyttämässä ajassa.
Uutiskirje tai muu henkilökohtainen sähköinen markkinointi perustuu erikseen pyydettyyn suostumukseen, kun sitä tarvitaan. Organisaatiolle suunnattu lain sallima markkinointi arvioidaan erikseen oikeutetun edun ja sähköisen viestinnän sääntelyn kannalta. Markkinoinnista voi aina kieltäytyä helposti ja maksutta. Palvelun käytön ehtona ei ole markkinointisuostumus.
Oikeutettua etua käytettäessä arvioimme tarpeellisuuden ja vaikutukset henkilön oikeuksiin. Lisätietoja etujen tasapainotuksesta saa yhteysosoitteestamme. Emme käytä asiakasasiakirjoja mallien koulutukseen tai omiin tutkimuksiimme palvelun yleisten ehtojen perusteella.
3 Tietolähteet ja tietojen välttämättömyys
Saamme tietoja sinulta, asiakasorganisaation pääkäyttäjältä, palvelun käytöstä, maksu- ja laskutuspalveluista sekä organisaation julkisista rekisteritiedoista. Henkilötietoja voivat olla myös yksityisen elinkeinonharjoittajan rekisteritiedot.
Analyysissa haemme hankinta-aineiston sopimuskumppanien ja laskujen toimittajien tiedot Y-tunnuksella Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta YTJ-rajapinnasta (julkinen kaupparekisteri). Säilytämme hakutuloksia enintään 7 päivää välimuistissa. Yksityisen elinkeinonharjoittajan nimeä emme tallenna; tallennamme vain Y-tunnuksen, tilan ja yritysmuodon. Lisäksi tarkistamme toimittajat EU:n pakotelistalta ja arvonlisäverotunnisteet EU:n VIES-palvelusta. Pakotelistan osuma on ehdotus, jonka käyttäjä vahvistaa tai hylkää perusteluineen. Rekisteritietoja ei lähetetä tekoälypalveluille. Jos sopimuskumppanin Y-tunnus puuttuu aineistosta, voimme hakea yrityksen nimellä; tulos hyväksytään vain yksiselitteisenä ja merkitään aina ostajan vahvistettavaksi.
Käyttäjätilin ja organisaation välttämättömät tiedot tarvitaan palvelun toimittamiseen. Ilman niitä emme voi avata pääsyä tai laskuttaa tilausta. Vapaaehtoisten tietojen tai markkinointisuostumuksen puuttuminen ei estä peruspalvelua.
4 Säilytysajat
Seuraavat ajat ovat CP:n säilytyspolitiikka. Säilytysajat hyväksytty 24.10.2026 (Henri Memonen, toimitusjohtaja). Vikailmoitukset ja palaute (ilmoittajan sähköposti, kuvaus, selaimen tiedot ja viestit): 24 kuukautta ratkaisusta.
| Tietoryhmä | Säilytysperiaate |
|---|---|
| Aktiivinen käyttäjätili | Käyttöoikeuden ajan; tarpeettomat profiilitiedot poistetaan 30 päivässä tilin sulkemisesta |
| Kutsut | Linkki voimassa 7 päivää; tarpeettomat kutsutiedot poistetaan 30 päivän kuluessa vanhenemisesta. Sähköpostikopiot kuuluvat omaan poistomenettelyyn |
| Asiakkuuden yhteystiedot ja tavallinen sopimusviestintä | Asiakkuuden ajan ja tarpeellisilta osin 3 vuotta päättymisestä |
| Sopimusversiot ja niiden hyväksynnät | Sopimussuhteen ajan ja tarpeellisin osin 6 vuotta päättymisestä oikeusvaateiden turvaamiseksi; tarve arvioidaan vuosittain |
| Kirjanpitotositteet ja liiketapahtumien kirjeenvaihto | Vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi; poistotarve arvioidaan tämän jälkeen |
| Tilinpäätös, kirjanpidot ja muu 10 vuoden säilytykseen kuuluva aineisto | Vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä; ei kaikkia käyttäjätietoja |
| Esittelypyynnöt | 12 kuukautta pyynnöstä, minkä jälkeen henkilötiedot poistetaan automaattisesti |
| Tavalliset yhteydenotot ja tukiviestit | 24 kuukautta asian sulkemisesta, ellei asia liity pidempään säilytettävään sopimukseen tai vaateeseen |
| Tekniset virhelokit | Enintään 90 päivää, ellei poikkeaman selvittäminen edellytä rajattua pidempää säilytystä |
| CP:n omat tietoturva- ja käyttöoikeuslokit | 12 kuukautta; todetun poikkeaman tarpeelliset tiedot erilliseen tapauskansioon |
| Laskutuksen kulutusmetatiedot | Tositteeseen kuuluvat tiedot kirjanpidon ajan; muut yksityiskohtaiset tekniset käyttötiedot enintään 12 kuukautta |
| Suostumus ja markkinointikielto | Suostumuksen osoittamiseen tarpeellinen tieto käsittelyn ajan; vähimmäistieto kiellosta, kunnes markkinointitarve päättyy |
Säilytystä voidaan jatkaa yksilöidyn oikeusvaateen tai lain velvoitteen vuoksi vain tarpeellisessa laajuudessa. Tiedot rajataan tällöin kyseiseen tarkoitukseen. Aktiivijärjestelmän poiston jälkeen tiedot poistuvat tietokannan varmuuskopioista kierron mukaan noin 14 päivässä. Asiakkaan aineiston säilytysaika määräytyy sen ohjeiden ja käsittelijäsopimuksen mukaan.
5 Vastaanottajat ja kansainväliset siirrot
Tietoja saavat tarpeellisessa laajuudessa valtuutettu henkilöstömme, sovellus-, tunnistus-, tallennus- ja valvontapalvelujen toimittajat, sähköposti- ja maksupalvelut, mahdollinen laskutusoperaattori ja ammatilliset neuvonantajat. Maksupalvelu voi toimia omissa lakisääteisissä tarkoituksissaan itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Luovutamme tietoja viranomaiselle vain lainmukaisella perusteella.
Ajantasaiset nimet, tehtävät, käsittelymaat ja siirtoperusteet esitetään tämän selosteen liitteessä Käsittelyketju ja alikäsittelijät. Ks. asiakirja 06.
Tekoälykäsittely tehdään Microsoft Ireland Operations Ltd:n Azure-palveluissa EU:ssa: kielimallit Azure OpenAI -palvelussa (ensisijaisesti Sweden Central ja varareittinä Germany West Central; molemmissa Data Zone Standard EUR, eli käsittely pysyy EU:ssa) ja skannattujen asiakirjojen tekstintunnistus Azure AI Document Intelligence -palvelussa (Sweden Central). Asiakirjaotteita ei pseudonymisoida, joten tekoäly voi käsitellä asiakirjoissa olevia henkilötietoja, kuten nimiä ja yhteystietoja. EU:n ulkopuolisia tekoälypalveluita ei käytetä.
Microsoft voi tarkastaa väärinkäytökseen viittaavia kehotteita ja vastauksia. Tarkastus on ensisijaisesti automaattinen. Ihminen tarkastaa sisältöä vain poikkeuksellisesti, ja tarkastajat toimivat Euroopan talousalueella. Tietoja ei käytetä mallien koulutukseen.
Tekstintunnistus koskee vain tiedostoja, joissa ei ole tekstikerrosta, kuten skannattuja laskuja, päätöksiä ja allekirjoitettuja sopimuksia. Niissä voi olla nimiä, allekirjoituksia, yhteystietoja ja satunnaisesti muita henkilötietoja. Microsoft käsittelee tiedoston samalla alueella (Ruotsi) ja säilyttää sen ja tuloksen tilapäisesti salattuina. Pyydämme poiston heti tuloksen noudettuamme, ja palvelu poistaa ne joka tapauksessa 24 tunnin kuluttua. Tunnistettu teksti säilytetään Varmempi-palvelussa asiakirjan mukana asiakkaan ohjeiden mukaan, ja se poistetaan asiakirjan tai hankinnan mukana. Tekstintunnistus perustuu CP:n hyväksymään vaikutustenarviointiin (3.11.2026).
Ladatut tiedostot tarkistetaan haittaohjelmien varalta Microsoft Defender for Storage -palvelussa Ruotsissa (Sweden Central) ennen käsittelyä. Tiedostoissa voi olla henkilötietoja. Microsoft tarkistaa sisällön samalla alueella eikä säilytä sitä tarkistuksen jälkeen. Tarkistusta varten tehty tilapäinen kopio poistetaan heti, viimeistään yhden päivän kuluttua. Tarkistuksesta tallennetaan vain tulos ja tiedoston tiiviste, ja ne säilytetään CP:n tietoturvalokien tavoin 12 kuukautta.
Kun tekoäly kirjoittaa asiakirjaluonnoksia, tallennamme niistä tilastoiksi vain lukumääriä (esimerkiksi osioiden ja täydennettävien kenttien määrän), emme tekstiä.
Osa palvelun toimittajista on EU:n ja ETA:n ulkopuolella tai käsittelee tietoja sieltä. Siirrot perustuvat GDPR:n 45 artiklan mukaiseen riittävyyspäätökseen eli EU–US Data Privacy Frameworkiin (komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2023/1795) niiden vastaanottajien osalta, jotka ovat sertifioituneet järjestelyyn (Cloudflare, Stripe, Google, Microsoft). Muilta osin siirrot perustuvat GDPR:n 46 artiklan mukaisiin komission vakiosopimuslausekkeisiin (täytäntöönpanopäätös (EU) 2021/914). Vakiosopimuslausekkeet koskevat esimerkiksi Lovablea (Yhdysvallat) sekä Supabasea (Singapore ja Yhdysvallat). Lisäsuojatoimina tiedot salataan siirron ja tallennuksen aikana, tekoälykäsittely tehdään EU:ssa, ja pysyvä tallennus on EU:ssa (Irlanti). Toimijat, maat ja siirtoperusteet on lueteltu asiakirjassa 06. Vakiosopimuslausekkeista ja siirtovaikutusten arvioinnista saa jäljennöksen pyytämällä osoitteesta contact@claritas-publica.eu.
Alikäsittelijät (sama lähde kuin asiakirjassa 06):
| Toimija | Tehtävä | Maa | Siirtoperuste |
|---|---|---|---|
| Lovable Labs Incorporated | Kehitys-, julkaisu- ja ajoalusta | Yhdysvallat | Vakiosopimuslausekkeet (EU) 2021/914 |
| Cloudflare, Inc. | Sovelluksen ajo ja verkkoliikenne | Yhdysvallat; käsittely lähimmässä palvelinkeskuksessa | Data Privacy Framework (EU) 2023/1795 ja vakiosopimuslausekkeet |
| Supabase Pte. Ltd. (Supabase, Inc.) | Tietokanta, tunnistautuminen, tiedostot ja varmuuskopiot | Tallennus EU (Irlanti); tuki Singapore ja Yhdysvallat | Vakiosopimuslausekkeet (EU) 2021/914 |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Tekoäly (Azure OpenAI) | EU (Ruotsi; varareitti Saksa) | Ei siirtoa EU:n ulkopuolelle |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Tekstintunnistus (Azure AI Document Intelligence) | EU (Ruotsi) | Ei siirtoa EU:n ulkopuolelle |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Haittaohjelmatarkistus (Microsoft Defender for Storage) | EU (Ruotsi) | Ei siirtoa EU:n ulkopuolelle |
6 Tietoturva ja automaatio
Rajaamme pääsyn tehtävien mukaan, suojaamme liikenteen, hallitsemme tunnuksia ja valvomme väärinkäyttöä. Ylläpitopääsyt edellyttävät vahvaa suojaamista. Tarkempi hyväksytty kuvaus annetaan tietoturvaliitteessä. Emme lupaa tietojärjestelmälle täydellistä riskittömyyttä.
Emme tee tämän selosteen kattamissa käsittelyissä yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia, henkilöön oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia tuottavia päätöksiä. Automaattiset rekisteri- ja väärinkäyttötarkistukset voivat ohjata asian ihmisen arvioitavaksi. Tämän toimintatavan toteutuminen varmistetaan ennen käyttöönottoa.
7 Oikeutesi
Voit pyytää pääsyä tietoihisi, virheiden oikaisua, poistamista ja käsittelyn rajoittamista lain edellytyksin. Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä voi vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia voi vastustaa aina. Suostumuksen voi peruuttaa vaikuttamatta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Tietojen siirto-oikeus koskee lain edellytyksin itse antamiasi tietoja, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai kanssasi tehdyn sopimuksen perusteella. Se ei koske automaattisesti kaikkia organisaation työntekijän käyttäjätietoja. Lakisääteinen säilyttäminen voi rajoittaa poistoa.
Lähetä pyyntö osoitteeseen contact@claritas-publica.eu. Varmistamme henkilöllisyyden oikeasuhtaisesti. Vastaamme yleensä kuukaudessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos lain sallima enintään kahden lisäkuukauden pidennys on tarpeen, ilmoitamme siitä perusteluineen ensimmäisen kuukauden aikana. Voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle osoitteessa https://tietosuoja.fi.
8 Päätelaitetallenteet ja muutokset
Evästeet ja paikallinen tallennus kuvataan erillisessä eväste- ja tallennusselosteessa. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja päätelaitteelle tallentamisen suostumustarve arvioidaan erikseen. Selosteen olennaisista muutoksista tiedotamme palvelussa tai muulla sopivalla tavalla. Aiemmat versiot säilytetään muutosten osoittamiseksi.
Palaute tekoälyn tuottamista asiakirjoista
Pyydämme palvelussa käyttäjältä palautetta siitä, miten hyvin tekoälyn tuottamia asiakirjoja voitiin käyttää. Palaute annetaan kirjautuneena palautejonossa tai asiakirjan kohdalla.
Tallennamme valitun vaihtoehdon, vapaaehtoisen kommentin, asiakirjan tyypin, korjauspaketin ja vastaajan käyttäjätunnisteen. Tunnisteen avulla vastaaja voi muuttaa vastaustaan, eikä samaa asiakirjaa kysytä uudelleen. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kehittää palvelun laatua, GDPR 6(1)(f).
Ylläpidon koosteessa vastaukset näytetään ilman vastaajan nimeä. Kommentteja ei lähetetä tekoälypalvelulle. Palaute säilytetään 24 kuukautta, ja se poistuu aiemmin, jos korjauspaketti poistetaan.
Jos jonossa on vastaamattomia asiakirjoja, lähetämme enintään kerran viikossa sähköpostimuistutuksen. Muistutukset voi kytkeä pois asetuksista tai viestin linkistä. Palautteen antaminen on vapaaehtoista.